Bij tendersubsidies worden aanvragen onderling met elkaar vergeleken, de zogenaamde vergelijkende toets. Vaak besteedt de subsidieverstrekker de beoordeling van de aanvragen uit aan een adviescommissie. Dat is toegestaan en voor een goede beoordeling van de aanvragen heeft dit zelfs de voorkeur. De subsidieverstrekker blijft echter verantwoordelijk voor de deugdelijkheid van de adviezen van een ingeschakelde commissie. Een recent gepubliceerde uitspraak van het CBb onderstreept deze verantwoordelijkheid nog eens (CBb 14 juni 2017 ECLI:NL:CBB:2017:240).
Samenstelling adviescommissie
Over de samenstelling van een adviescommissie kan geen misverstand bestaan. In een uitspraak van het CBb van 13 juni 2016 (ECLI:NL:CBB:2016:155) is al uitgemaakt dat de subsidieverstrekker er voor dient te waken dat er in de commissie geen personen mogen zitten die een direct of indirect belang hebben bij de uitkomst van de advisering over de aanvragen.
Criteria waaraan advies moet voldoen
In de uitspraak van 14 juni 2017 herhaalt het CBb een aantal eisen waaraan een advies van een ingeschakelde commissie in ieder geval dient te voldoen:
- In het advies moet worden uitgegaan van en worden vastgehouden aan het in het kader van de tenderprocedure aangekondigde toetsingskader;
- Het advies moet inzicht bieden in de totstandkoming van de rangschikking van de beoordeelde aanvragen en
- Het advies moet de aanvrager inzicht geven in de (tot het toetsingskader te herleiden) overwegingen die tot het betreffende oordeel met betrekking tot zijn of haar aanvraag hebben geleid.
Gemiddelde score en summier verslag is onvoldoende
Van belang in de uitspraak is met name de invulling van de onder (iii) genoemde eis. In het betreffende geval werden per criterium door de verschillende leden van de commissie punten aan een bepaalde aanvraag toegekend. De individueel toegekende scores zijn vervolgens in een vergadering van de commissie besproken en waar nodig bijgesteld. Deze punten werden vervolgens bij elkaar opgeteld en 'gemiddeld'. Dit leverde per criterium een score op.
Tevens werd er een summier verslag van de commissievergadering opgesteld waarin in algemene zin het oordeel van de commissie met betrekking tot een bepaald criterium was neergelegd. Dit verslag en de gemiddelde score per criterium vormde in feite het advies van de commissie met betrekking tot een individuele aanvraag. Volgens het CBb voldoet een dergelijk advies echter niet aan de daaraan te stellen eisen. In essentie blijkt uit het advies op deze manier namelijk onvoldoende dat en waarom de toetsing van de aanvraag aan de toetsingscriteria leidt tot een bepaalde score. Ofwel, een advies dat 'slechts' een gemiddelde eindscore en een summiere in algemene bewoordingen gestelde beoordeling van de aanvraag bevat is onvoldoende.
Uit de uitspraak mag daarentegen niet worden afgeleid dat een systeem waarin door de leden van een adviescommissie de aanvragen worden 'gescoord', niet mogelijk zou zijn. Als voor een dergelijk systeem wordt gekozen dient echter minimaal gewaarborgd te zijn dat inzichtelijk is welke scores de individuele leden van de commissie met betrekking tot een bepaald toetsingscriterium aan de aanvraag hebben toegekend en waarom zij die scores hebben toegekend.
Nadruk op voorbereidingsfase tender
Het is dus belangrijk om er voor te zorgen dat de werkwijze van de commissie, inclusief de eisen aan de motivering van het advies, voorafgaand aan de tender goed wordt vastgelegd. Dit om onaangename verrassingen achteraf te voorkomen. Daarnaast is gebleken dat de mogelijkheden om achteraf gebreken in de advisering te herstellen, beperkt zijn. Zo is het in ieder geval niet mogelijk om in de beslissing op bezwaar een nadere onderbouwing voor een bepaalde score te geven als die nadere onderbouwing niet van de adviescommissie zelf afkomstig is of aan die commissie is voorgehouden. De ervaring leert dat het achteraf vaak lastig is om de gedachtegang van de commissie(leden) bij de totstandkoming van het advies/de scores op bepaalde punten te reconstrueren. Daarom dient de vastlegging en de onderbouwing van de scores reeds 'aan de voorkant' de nodige aandacht te krijgen.
Juridisch advies of meer informatie?
Heeft u naar aanleiding van dit blog vragen? Neem dan contact op met Dennis van Tilborg.
Bij tendersubsidies worden aanvragen onderling met elkaar vergeleken, de zogenaamde vergelijkende toets. Vaak besteedt de subsidieverstrekker de beoordeling van de aanvragen uit aan een adviescommissie. Dat is toegestaan en voor een goede beoordeling van de aanvragen heeft dit zelfs de voorkeur. De subsidieverstrekker blijft echter verantwoordelijk voor de deugdelijkheid van de adviezen van een ingeschakelde commissie. Een recent gepubliceerde uitspraak van het CBb onderstreept deze verantwoordelijkheid nog eens (CBb 14 juni 2017 ECLI:NL:CBB:2017:240).
Samenstelling adviescommissie
Over de samenstelling van een adviescommissie kan geen misverstand bestaan. In een uitspraak van het CBb van 13 juni 2016 (ECLI:NL:CBB:2016:155) is al uitgemaakt dat de subsidieverstrekker er voor dient te waken dat er in de commissie geen personen mogen zitten die een direct of indirect belang hebben bij de uitkomst van de advisering over de aanvragen.
Criteria waaraan advies moet voldoen
In de uitspraak van 14 juni 2017 herhaalt het CBb een aantal eisen waaraan een advies van een ingeschakelde commissie in ieder geval dient te voldoen:
- In het advies moet worden uitgegaan van en worden vastgehouden aan het in het kader van de tenderprocedure aangekondigde toetsingskader;
- Het advies moet inzicht bieden in de totstandkoming van de rangschikking van de beoordeelde aanvragen en
- Het advies moet de aanvrager inzicht geven in de (tot het toetsingskader te herleiden) overwegingen die tot het betreffende oordeel met betrekking tot zijn of haar aanvraag hebben geleid.
Gemiddelde score en summier verslag is onvoldoende
Van belang in de uitspraak is met name de invulling van de onder (iii) genoemde eis. In het betreffende geval werden per criterium door de verschillende leden van de commissie punten aan een bepaalde aanvraag toegekend. De individueel toegekende scores zijn vervolgens in een vergadering van de commissie besproken en waar nodig bijgesteld. Deze punten werden vervolgens bij elkaar opgeteld en 'gemiddeld'. Dit leverde per criterium een score op.
Tevens werd er een summier verslag van de commissievergadering opgesteld waarin in algemene zin het oordeel van de commissie met betrekking tot een bepaald criterium was neergelegd. Dit verslag en de gemiddelde score per criterium vormde in feite het advies van de commissie met betrekking tot een individuele aanvraag. Volgens het CBb voldoet een dergelijk advies echter niet aan de daaraan te stellen eisen. In essentie blijkt uit het advies op deze manier namelijk onvoldoende dat en waarom de toetsing van de aanvraag aan de toetsingscriteria leidt tot een bepaalde score. Ofwel, een advies dat 'slechts' een gemiddelde eindscore en een summiere in algemene bewoordingen gestelde beoordeling van de aanvraag bevat is onvoldoende.
Uit de uitspraak mag daarentegen niet worden afgeleid dat een systeem waarin door de leden van een adviescommissie de aanvragen worden 'gescoord', niet mogelijk zou zijn. Als voor een dergelijk systeem wordt gekozen dient echter minimaal gewaarborgd te zijn dat inzichtelijk is welke scores de individuele leden van de commissie met betrekking tot een bepaald toetsingscriterium aan de aanvraag hebben toegekend en waarom zij die scores hebben toegekend.
Nadruk op voorbereidingsfase tender
Het is dus belangrijk om er voor te zorgen dat de werkwijze van de commissie, inclusief de eisen aan de motivering van het advies, voorafgaand aan de tender goed wordt vastgelegd. Dit om onaangename verrassingen achteraf te voorkomen. Daarnaast is gebleken dat de mogelijkheden om achteraf gebreken in de advisering te herstellen, beperkt zijn. Zo is het in ieder geval niet mogelijk om in de beslissing op bezwaar een nadere onderbouwing voor een bepaalde score te geven als die nadere onderbouwing niet van de adviescommissie zelf afkomstig is of aan die commissie is voorgehouden. De ervaring leert dat het achteraf vaak lastig is om de gedachtegang van de commissie(leden) bij de totstandkoming van het advies/de scores op bepaalde punten te reconstrueren. Daarom dient de vastlegging en de onderbouwing van de scores reeds 'aan de voorkant' de nodige aandacht te krijgen.
Juridisch advies of meer informatie?
Heeft u naar aanleiding van dit blog vragen? Neem dan contact op met Dennis van Tilborg.