In bestuursrechtelijke procedures dient het bestuursorgaan in beginsel de 'op de zaak betrekking hebbende stukken' te overleggen (zie artikel 8:42 Awb). Regelmatig ontstaan er discussies of bepaalde stukken of andere gegevens wel of niet onder de op de zaak betrekking hebbende stukken vallen.

De Hoge Raad heeft in een recent arrest (ECLI:NL:HR:2018:672) in een belastingzaak een aantal vuistregels gegeven om te bepalen of een stuk 'op de zaak betrekking' heeft. Daarnaast heeft de Hoge Raad verduidelijkt hoe om te gaan met elektronische gegevens.

Vuistregels van de Hoge Raad om te bepalen wat de op de zaak betrekking hebbende stukken zijn
De Hoge Raad geeft samengevat de volgende vuistregels om te bepalen of een stuk wel of niet op de zaak betrekking heeft:

1. Op de zaak betrekking hebbende stukken zijn alle stukken die het bestuursorgaan ter beschikking heeft (of heeft gehad) en die van belang zijn voor de beslechting van de (nog) bestaande geschilpunten.
2. De op de zaak betrekking hebbende stukken zijn (dus) niet beperkt tot de stukken die het bestuursorgaan heeft gebruikt ter onderbouwing van het besluit. Het gaat (zie onder i) om alle stukken die van belang zijn voor de beslechting van de bestaande geschilpunten.
3. Stukken die zijn gebruikt voor de onderbouwing van het besluit maar die voor de beslechting van de geschilpunten niet (meer) van belang zijn behoren niet tot de op de zaak betrekking hebbende stukken. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om stukken die zien op een onderdeel van het besluit dat niet (meer) ter discussie staat.
4. Stukken die zich onder derden bevinden hoeft het bestuursorgaan niet te verstrekken. Er rust op het bestuursorgaan ook in het algemeen geen verplichting om behalve de stukken die hem ter beschikking staan of hebben gestaan in het kader van de zaak stukken te vergaren.  
5. Stukken die eerst in de loop van de procedure ter beschikking komen van het bestuursorgaan vallen ook onder de op de zaak betrekking hebbende stukken. Het bestuursorgaan dient dergelijke stukken onverwijld aan de rechter toe te sturen.
6. Als een stuk bepaalde passages bevat die voor de beslechting van geschilpunten van belang zijn dient het gehele stuk overgelegd te worden. Het bestuursorgaan kan niet volstaan met het slechts overleggen van de relevante passages.

Welke elektronische gegevens hebben betrekking op de zaak?
Het belang van op papier vastgelegde gegevens neemt steeds verder af. Daarentegen spelen gegevens die elektronisch zijn bewerkt en vastgelegd een steeds belangrijkere rol. De Hoge Raad heeft daarom in het arrest ook regels geformuleerd over de wijze waarop met elektronisch gegevens moet worden omgegaan.

De Hoge Raad overweegt allereerst dat ook elektronisch vastgelegde gegevens, indien deze op de zaak betrekking hebben, vallen onder 'stukken' als bedoeld in artikel 8:42 van de Awb en dus overgelegd dienen te worden. Softwareprogramma's en andere elektronische systemen voor gegevensopslag, -bewerking, verwerking of -beheer- zijn daarentegen in beginsel geen op de zaak betrekking hebbende stukken. De reden daarvoor is dat dergelijke programma's en systemen zelf doorgaans geen gegevens die op de zaak betrekking hebben.

Elektronische gegevens die in databases worden opgeslagen, bewerkt, verwerkt of beheerd zijn op de zaak betrekking hebbende stukken indien die gegevens van belang en raadpleegbaar zijn met het oog op de aan de orde zijnde zaak. Deze gegevens moeten in de vorm van een afdruk of op een andere geschikte wijze ter beschikking worden gesteld. Het maakt daarbij niet uit of die gegevens moeten worden opgehaald uit een of meerdere databases.

Enkele gedachten bij de uitspraak
Tot slot twee korte gedachten bij de uitspraak:

1.    De Hoge Raad hanteert als onderscheidend criterium of een stuk respectievelijk gegevens van belang zijn voor de beoordeling van de geschilpunten. Die stukken zijn volgens de Hoge Raad niet beperkt tot stukken die het bestuursorgaan heeft gebruikt ter onderbouwing van het besluit. De Afdeling bestuursrechtspraak hanteert als onderscheidend criterium of een stuk een rol heeft gespeeld in het kader van de besluitvorming (bijvoorbeeld ABRvS 21 juni 2017, ECLI:NL:RVS:2017:1634). Het door de Hoge Raad en de Afdeling gehanteerde criterium sluiten dus niet zonder meer op elkaar aan. Het zou goed zijn als de rechtspraak van beide bestuursrechters (ook) op dit punt meer op elkaar zou worden afgestemd.

2.    Volgens de Hoge Raad dienen in principe uitsluitend elektronische gegevens die raadpleegbaar en met het oog op de specifieke zaak van belang zijn via een schermafdruk of op een andere geschikte manier te worden overgelegd. Bovendien behoeven softwareprogramma's en andere elektronische systemen in beginsel niet te worden overgelegd. Belangrijk is te beseffen dat door bestuursorganen op steeds grotere schaal data worden verwerkt om informatie te vergaren. De wijze waarop die data (bijvoorbeeld door middel van het gebruik van complexe algoritmes) wordt verwerkt wordt voor de burger en de rechter echter steeds meer een black box. In dat soort gevallen kan het van belang zijn dat de burger en de rechter (ook) inzicht kunnen krijgen in de gehanteerde softwareprogramma's (althans in de werking daarvan) om na te kunnen gaan hoe bepaalde gegevens zijn verkregen. Het is de vraag of dit in de uitspraak van de Hoge Raad voldoende is onderkend.

Juridisch advies of meer informatie? 

Heeft u vragen naar aanleiding van dit blog? Neem dan contact op met Dennis van Tilborg.